5个组织错误会给你的HubSpot营销门户带来灾难

我们已经讨论了很多关于如何清理混乱的HubSpot门户的内容，但是如何首先避免混乱呢？

在这篇文章中，我们将重点介绍一些积极主动的技巧来组织你的HubSpot门户，这样你以后就不会陷入一片混乱。

说到HubSpot，组织是非常重要的。

如果您的门户网站杂乱无章或缺乏围绕资产的结构，您将面临许多代价高昂的错误的风险，例如未跟踪潜在客户、缺乏一致性以及未使用所有现有内容。

无论您是刚开始使用HubSpot，还是继承了一个有点凌乱的门户，把事情组织起来以取得成功永远不会太迟。

下面我将介绍一些您应该避免的错误，以保持门户的有序性。

1.没有策略性地命名你的登录页面

你如何命名你的登录页和其他HubSpot资产一开始可能看起来微不足道，但我可以向你保证，这绝对不是问题。清晰一致的命名约定允许您更快地定位和利用您的内容，并允许其他人不经思考也这样做。

在选择命名结构时要考虑的最重要的事情之一是选择一个与你的工作方式相一致的、长期的、有帮助的。

这看起来很简单，只是给你的页面加上标题，然后继续，你还应该包括其他一些重要的细节，让名字清晰易懂。

例如，您可以根据目标漏斗的哪个阶段（豆腐、豆腐或豆腐）对登录页进行分组。

如果您使用的是登录页和感谢页，还可以包括页面类型的缩写，如LP或TYP，以便您可以轻松地在它们之间进行排序。

您将得到如下命名约定：[页面类型][漏斗阶段]-[Category]|提供标题

有了它，您可以快速识别您正在查看的内容，而无需点击。

一旦你找到了一个有效的结构，一定要和整个团队分享它，这样每个人都能理解、使用和采纳它。

2.使用过多的表单

门户中的表单过多可能会导致混乱，在最坏的情况下，联系人将无法回复。

当你有太多的表单在使用时，你可以很容易地忘记那些可能得不到那么多一致流量的表单；您可能会忘记更新后续电子邮件或工作流。如果没有为每个表单准确设置这些操作，您可能会丢失表单提交通知，或者联系人可能会被挂起，没有任何后续行动来提供报价或联系。

要避免这种情况，最简单的方法是记录较少的表单。您应该尽量减少门户中不必要的表单数量，以避免混乱，并保持表单提交后的操作清晰。

很容易将HubSpot中的表单数量最小化，因为HubSpot允许您在单个页面级别控制表单的设置，这意味着您可以在许多地方使用相同的表单。例如，您可能会对两个不同的内容提供使用相同的表单，但会更新每个内容提供的页面设置，以便为该内容提供特定的后续消息。

通过在页面级别和表单级别上调整这些设置，您将始终清楚地看到特定于该页面/报价的提交后操作。

与我们在上面的登录页中讨论的内容类似，考虑将表单按其目标漏斗的哪个阶段进行分组。

对于那些漏斗顶部的优惠，您的表单可能只要求提供姓名和电子邮件等信息，而漏斗底部的表单将要求提供更多信息，如位置、电话号码或与产品或解决方案相关的特定问题。

通过为漏斗的每个阶段维护和限制自己的标准表单，您将大大消除HubSpot门户的混乱。

如果需要，您仍然可以为特殊优惠或特定场景创建一次性表单，但使用较少的表单将有助于确保准确的后续行动，并且更易于报告。

3.缺乏内部用户结构

HubSpot附带了大量的内置设置来帮助您组织用户权限和团队结构，以确保用户只能访问他们需要的内容需要.

如果HubSpot门户中有多个用户，请始终优化每个用户的访问权限及其所属的团队。

如果您不这样做，人们最终可能会访问他们不需要的区域，并且可能会意外地进行不必要的更改。为了避免这种情况，请定义谁需要访问什么，谁将成为超级管理员并能够控制和设置其他人的访问权限。

例如，销售团队中的人员可能不需要访问电子邮件和登录页等营销工具，因此他们的访问权限可能仅限于销售工具。另一方面，营销团队中的人员可能不需要访问报价和交易等特定于销售的工具。

如果您不将用户分配给团队，那么您也错过了一个很好的功能，即能够向特定团队发送通知或分配任务。当涉及到潜在客户路由或使用实时聊天时，这会非常有用。在用户视图中，您也无法轻松区分外包合作伙伴和员工。

使用此资源用于建立团队在门户中，并确保始终将新用户分配给团队或创建适合其角色的新用户。

4.不清除旧联系人

如果你一开始就保持你的联系人数据库干净，这将为你以后节省很多时间。让您的数据库随时间增长而不进行组织或管理可能会导致您为不想要或不需要的联系人付费。它们会把你的列表弄得乱七八糟，使你的数据库更难分类。

这意味着你应该清除那些被拒绝、取消订阅、垃圾邮件或不合格的联系人。

你也可以清理那些未被屏蔽的联系人，他们在很长一段时间内没有在你的网站上打开过电子邮件或进行过任何活动。

对于拥有大型数据库且不确定是否要删除联系人的用户，HubSpot最近宣布他们正在发布一个名为“营销联系人”的新功能

营销联系人简言之，允许您选择要在门户中维护的联系人，并能够通过发送电子邮件或定向广告等方式进行营销。这些都是您的联系人支付.

如果你想和他们保持联系，但不想定期向他们推销，你现在可以免费单独储存，最多一百万。

以前，重要的是要注意你的联系限制，这样你就不会为那些没有合法机会的联系人付费，但现在你可以选择单独存储这些联系人，只为你希望联系的联系人付费。

您还可以使用“列表”工具轻松地将符合上述条件的联系人分组，并考虑是将他们作为非营销联系人存储在CRM中，还是将他们从数据库中删除。

提示：如果你害怕失去某些联系人，你可以将其存储在Google或Excel电子表格中。

审计和维护一个干净的数据库应该是一个持续的过程。未堵塞或弹跳的接触可能会很快形成，但通过现在设置一个流程，可以很容易地每隔几个月清洗和重复一次。

5.没有结构化文件管理器

HubSpot的文件部分可能是最容易变得一团糟的区域之一。

因为这是所有媒体的所在地，所以这里肯定有很多文件。

如果您的文件管理器杂乱无章，那么您将很难找到所需的资料。你最不想做的事情就是构建一个页面，并且必须花费大量额外的时间搜索图像和内容以插入插件。

当设置为一致的结构时，文件应该是容易和直观地访问的，就像您的登录页和网站页面一样。

提示：避免在单词之间使用下划线或破折号，因为这会使搜索更加困难

在考虑设置文件部分以获得成功时，有两件关键的事情需要关注。

第一种是有意命名文件，类似于我们提到的登录页。

上载图像或PDF时，默认情况下，它将保留原始文件名，这在以后试图查找该文件时通常是无用的。因此，当你上传一个文件时，给它一个描述性的名称，并将其附加到正确的文件夹中。

例如，如果它是一个图像，请让名称描述该图像是什么和/或它正在进行的页面。如果要命名与报价一起提供的PDF文件，请使用报价名称，后跟资产类型。

通过这样做，您将能够使用搜索功能快速找到所需的任何内容。

通过包含资产名称和类型，您将能够通过搜索轻松找到它

这里的第二个重要部分是创建文件夹，按用途和类型存放图像和文档。这可能包括商标、头像、电子书、博客图片等类别。

当你上传图片时，总是把它们放在一个文件夹里，这样你就可以一直被组织起来，你的文件工具也不会变成一堆文件。

开始组织

一个无组织的门户网站可能会导致浪费时间、无效地使用HubSpot，以及总体上提高效率。现在花点时间建立这些基本的组织最佳实践，从长远来看会有回报的。

现在您已经听说了混乱的HubSpot门户会带来什么样的危险，以及正确组织它会带来什么样的好处，不要等待！

开始进行这些更改并组织起来，随着资产的增长，观察您的HubSpot更有效地扩展。