虚拟活动策划:我们如何将一个3000人的虚拟销售和营销活动从想法变成现实[访谈]

斯蒂芬妮Baiocchi担任IMPACT的活动和社区主管——这一角色要求她跨越我们业务的真人和虚拟方面。

今冬早些时候，IMPACT准备举办我们有史以来最大的活动，数字销售和营销世界(DSMW)， 4月初。

然而,随着COVID-19危机成长之后，Stephanie和IMPACT的其他领导人决定将DSMW推迟到11月。

尽管如此，这一决定并没有掩盖这样一个事实:全球范围内的企业对数字销售和营销指导的需求更加迫切。考虑到这一点，IMPACT团队决定在我们预定的4月份期间举办一次完全虚拟的活动。

在短短几周内，斯蒂芬妮和她的团队审查了软件，建立了一个演讲阵容，并推出了一项营销活动。在4月6日的数字销售和市场营销日获得巨大成功后，她反思了学习过程。

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你最紧张的是什么?

John:首先，祝贺Digital Sales & Marketing Day取得了巨大的成功!说到这里，是什么让你夜不能寐?

史蒂芬妮:在活动开始前四周，我们决定将其转换为虚拟活动推迟我们的面对面活动．

一开始我脑子里想的是人们会如何看待一个虚拟事件?他们会认为它不那么重要吗?我们如何让它仍然有价值，成为人们想要参加的活动?

说实话，我都不能告诉你我上次参加网络研讨会是什么时候了。我报名参加了一些，并告诉自己我会看录像，但我从来没看。

所以，我真的花了我所有的时间思考我们如何让它成为一个有价值的体验，而不仅仅是另一个在线流媒体视频。

随着它越来越近，(我的担心)变成了技术上的担忧。

所以，最接近活动的时候让我彻夜难眠的是:每个人都能加入吗?我们能直播我们的活动吗?

约翰:那太难了，因为你不能进行排练。

史蒂芬妮:你是对的。我的意思是，我们在周五做了一次排练，活动在周一举行。所以我们花了周六和周日的时间来排除故障，但我想我从周五到周一都没有睡觉，因为有太多的事情要做。

建立活动时间表

约翰:你能跟我谈谈你们团队制定的时间表吗?它是如何提供广度和深度的?

史蒂芬妮:我们的理念是:我们需要给人们一整天的内容，因为它需要感觉像一个活动，而不只是一个真正有价值的网络研讨会。

因为它主要是针对销售、营销和领导专业人士的角色，所以我们希望随时为销售人员、营销人员和领导提供内容。

我们真正关注的是我们的受众是谁，他们需要什么，他们希望从一场活动中得到什么，让它对他们有价值?

在IMPACT+中访问每一个会议(和其他会议)的录音．

对我们来说，这包括创建一个电子表格，填上我们已经知道的推迟事件的内容——特别是新内容。

我们还联系了我们组织之外的嘉宾，询问他们是否愿意参与这个虚拟活动。

有些人抓住了机会，有些人有很多事情要做，现在不想做。

然后，我们联系了其他业内人士，并说:“嘿，如果你因为这一切而有时间的话，我们希望你能加入我们的活动。”

所以这是关于编辑内容。我们知道我们有一些演讲者，然后我们组织并填补空缺，这样我们就有了每个人在任何时候都能听到的东西。

制造FOMO(害怕错过)

约翰:我觉得这也造成了一些社交控。有很多很好的会谈，在任何时候都有几次。

史蒂芬妮:创造FOMO总是活动体验的一部分，所以我很高兴听到这个消息!

这并不是有意要让人们同时参加多个会议，但有营销人员领导营销团队，所以他们也对领导力内容感兴趣。

此外，所有的营销人员都应该对销售内容感兴趣，而销售人员应该对领导力内容感兴趣。

对每个人来说都应该是有趣的。

会议的范围并不狭窄。

它不是“营销人员管理COVID-19的指南”。

我们知道我们想提供我们的会议录音，在事实之后可按需提供。

所以，我们很少制作与病毒相关的内容，尽管其中一些内容非常适合当前的气候。

我们有现场直播和点播环节，但我们很清楚地告诉大家，当这一切结束时，如果你错过了一个环节，所有的录音都会在我们的在线教育社区中找到。

这是一种让对话继续的方式，把我们培养出来的观众带进我们的社区让他们成为我们在线教育平台对话的一部分．

所以我们故意把所有的录音放在那里。

约翰:对我来说，这是一场盛大而激动人心的活动，同时也是一场亲密而私密的活动。

史蒂芬妮:是的。我认为我们所拥有的内容量，我们所拥有的参与者，以及它持续了整整一天的事实，都促成了它更大的活动感觉。

我们有超过3000人报名，超过30个演讲者，持续了一整天。

内容的质量必须一整天都保持不变，否则用户数量就会下降，但最终我们看到的用户数量还是和开始时一样多。

它的亲密部分也很酷，因为我们知道拥有聊天功能非常重要，无论是现场会话还是我们按需发布的预先录制的会话。

我们不想冒着技术上的风险，直播三个同时进行的环节，然后出现问题。

所以，为了尽可能提供最好的内容，同时也让演讲者在场，我们进行了一次现场聊天。

如果你只计划了面对面的活动，你可能会想为什么实时聊天很重要。这会分散听众的注意力还是对说话人很粗鲁?

我们想了很多，但我的标题是社区和活动的主管这是有原因的。

在我看来，社区方面是让重大事件变得伟大的原因。

同时，我们知道我们不想欺骗任何人，让他们觉得他们来到一个现场活动，只是遇到一个预先录制的会议-即使所有的预先录制的会议是专门为我们的活动创建的。

我们补救的方法之一是让演讲者实时参与聊天。

这确实创造了一些特别的东西;比我们想象的还要特别。

看到这些真的很酷，因为每个人都觉得他们是现场体验的一部分，他们是，这是现场，就像其他任何事情一样。

从反馈来看，人们肯定很喜欢它，所以我肯定还想再做一次。我将给人们隐藏聊天面板的能力，因为对一些人来说，它会分散注意力。

让它成为现实的技术

约翰:你能谈谈让这一切成为可能的技术吗?

编者注:注意——IMPACT将会因将它们包含在本文中而得到BigMarker的补偿。这不会影响其他例子。

史蒂芬妮:是的。现在的虚拟活动技术非常有趣，因为开发者们也像我们在这次活动中那样迅速地将其发展起来，但这并不是说这些都不是好的解决方案。

其中一些已经在制作过程中了，它们只是运行得更快一些。有些公司仅仅依靠整合。

当我们找到我们要使用的工具时，我们知道我们的需求是什么:

• 我们会有成千上万的人。
• 我们将在一天中同时举行三次会议。
• 我们会有现场会议。

所以，我们需要考虑带宽和流媒体问题。

然后我们发现，当你在一个实时会话中有成千上万的用户时，你可能会想要在一个专用服务器上。我们从3月15日开始研究，直到4月6日活动才开始。花了大约两周时间才真正确定了解决方案。

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我们搜索的越多，出现的新工具就越多。就在我们以为我们找到了一些东西的时候，有人发布了一些我们会考虑的新东西。

所以，我所做的就是观察社区里其他人在做我们正在做的事情。

有很多活动总监在管理虚拟活动和现场活动。有一个Slack频道，有一个Facebook群组，最终我们找到了这个工具列表，其中有优缺点。

当我们可以滚动这个蜂巢矿井创建的电子表格并说“这个没有实时流媒体”时，演示30个软件对我们来说是没有意义的。这就是。”

这真的有助于更快地缩小范围。然后我们有了预算。

预算真的很有挑战性。现在，只要7万美元，就有很多很棒的解决方案。有3万美元的惊人解决方案，也有足够多的200美元的解决方案，找出两者之间的差异和我们需要的东西绝对是具有挑战性的。

我们有一个七人小组一整天都在做这件事，每天都在做。我们最终选择了一个叫做BigMarker他们做得很好。在低成本的解决方案中确实存在一些挑战，但这让我们能够拥有3000名注册用户。

它允许我们提供一系列实时会话或按需会话，人们无需预先注册或登录到每个特定会话即可加入。

这对我们来说很重要。(这就像在面对面的活动中，你不会想要走到一个房间去见一个演讲者，然后必须再次注册才能进入房间。)

我们还考虑了我们的赞助商和合作伙伴，以及对他们来说什么是重要的。这意味着要获得与会者名单，了解每个会议有多少人参加，并获得一份他们可以跟进的电子邮件列表。

显然，我们将其纳入了注册许可和同意中，因为我们需要能够向我们的赞助商和合作伙伴展示:

这些是白天来找你治疗的人。

如果我们(在某个环节)提出调查问题，我们希望能够在调查结束后给我们的赞助商答案。

最终，BigMarker在我们需要的所有方面都做得很好。

企业应该如何规划自己的虚拟活动?

约翰:如果有公司、组织或非营利组织取消了活动或想在网上举办活动，你最大的建议是什么?

史蒂芬妮:我最大的建议是找以前做过的人。没有理由重复发明轮子。

尽管如此，你还是应该做一些有创意的事情，找出什么让你的活动特别，什么让人们来参加你的活动。并确保翻译成虚拟版本。

如果让你的活动变得特别的原因是人们可以享用一顿美味的晚餐，你就得想办法让你的虚拟活动变得特别，让人感觉很特别。

如果您的活动是您的行业中唯一针对使用特定软件解决方案的人的虚拟活动，那么转换为虚拟活动就更容易了。

所以，你需要思考是什么让你的活动变得特别，并确保将其转化为你的虚拟活动。

然后找一个像我这样的人或者一群曾经这样做过的人，向他们学习，这样你就可以避免犯他们犯过的错误。

在不久的将来发生的事件

约翰:你认为疫情还会恢复到疫情前的水平吗?

史蒂芬妮:这真是个令人沮丧的问题!我为现场活动而活。我寻找面对面的活动，音乐会，会议，社交网络。我只是喜欢与人面对面的交流。

现在，我可以远程工作，还可以随时观看视频，我知道虚拟活动是下一个最好的选择。

我不认为面对面的活动会立即恢复到以前的水平，但我认为它们最终会恢复过来，而且会变得更好。