有效的虚拟活动演讲者指南的7个技巧(例子和最佳实践)

当我坐在这里，回顾我们今年最后的虚拟活动，回顾我们的演讲者为这个活动创造的一些令人惊叹的内容时，我禁不住要感谢我们今年学到的所有东西，这些东西帮助我们获得了高质量的内容。

我是说，这些人真的很出色。我们是如何得到这么棒的演讲者和内容的?

好了,后花几个月的时间制作虚拟活动每次都学到了很多，我们已经完善了演讲者的指导方针，设定了正确的期望，并让我们的演讲者对我们达成共识的内容负责。

如果不这样做，你可能会遇到一些常见的技术问题，比如视频故障、糟糕的音频、太小无法阅读的幻灯片等。此外，如果内容和质量没有反映出人们在注册你的活动时的期望，这可能会让你的参与者失望，并损害你的活动的声誉。

无论是面对面的还是虚拟的，如果你想要提供一个有凝聚力的体验，让与会者高兴，你的会议必须都按照相同的标准。你的演讲者必须以适当反映事件精神的方式传递预期内容。

解决方案?提前与你的演讲者分享详细的指导方针，设定正确的期望。

你不会想到让某人在没有先做音色检查或测试幻灯片的情况下做现场演讲。在虚拟空间中，你可能不需要Zoom彩排，但你可以做一些事情，以确保你的演讲者的演示符合你的要求。

为你的虚拟演讲者设定预期是你的活动策略中最重要的组成部分之一，它远远超出了他们在活动当天需要加入的链接。它包括你希望他们如何设置背景，他们需要在多大程度上遵守时间限制，以及介于两者之间的一切。

以下是我的7个有效的虚拟活动演讲指南，以及一些优秀演讲指南的例子。

1.早期接触

当你要和你的演讲者设定预期时，你需要在演讲者同意参加你的活动时，提前沟通一切，即使在某些情况下不是提前。这包括分享你需要的所有录音或资产的截止日期，最重要的下一步是什么，以及与谁联系。

我向IMPACT的活动和社区经理Connor DeLaney询问了一些他的过程。他说:“一旦我们确定了一个活动的演讲者，我就会主动介绍我自己作为他们的主要联系人。”这一步至关重要，因为它消除了他们应该和谁谈论这件事的困惑。”

下面是康纳的一封演讲者联络邮件的例子:

告诉别人是很重要的完全如果他们有问题，该问谁，该做什么。否则，如果事情不清楚，没有及时澄清，事情就会很快落后。

康纳接着说“通过将这些信息发送到提前扬声器,它节省了双方所有的来回,建立你做好准备,愿与演讲者,并将你的新议长安逸,他们有一个事件团队他们可以依靠。”

电子邮件中包含了这么多信息，对演讲者来说是不是太难了?他们真的会读吗?

2.让你的指导方针略过但详细

一长串详细的规则和一步一步的指导方针，大多数人在心里嘀咕着诸如此类的话时，往往会忽略掉“是的，我明白了，点击唱片，我们开始吧。”

虽然你最初的接触可能包括大量的信息，因此，提前分享，立即，是很重要的。即使他们没有看到它，选项是存在的，你可以跟踪个别项目，很容易参考这一中心信息来源前进。

那么你如何让你的演讲者实际阅读信息，尤其是当你不是他们唯一要处理的事情的时候?

在邮件中直接给出最重要的信息，并且尽可能简明扼要。但链接到更详细的方向。

我们以电子邮件的形式发送了最初的关键到期日和期待日，但链接到一份全面的文件，其中包括如何录制的说明、背景细节等。

当我们说一些主观的事情时，比如“让你的视频足够大”，我们会尽可能地具体化。比起假设每个人对“足够大”的视频都有相同的定义，用上面的这些例子更清楚地说明这一点。然而，这对于电子邮件来说太过了，所以我们在一个单独的文档中链接到它。

以下是该文件的节选:

在内部，我们把方向放在了Basecamp上，因为我们的团队知道在那里寻找方向。如果你一直通过电子邮件与你的演讲者交流，那就从邮件开始吧。理想情况下，在他们的地方与他们见面，而不是让他们去新的地方。

唯一的例外是，如果你要和演讲者一起进行一个更深入的活动，需要大量的准备和反复讨论。在这种情况下，我使用了一个叫做过程街我爱。这让我能够为我们的主题演讲者创建一个分步清单，并给他们一个上传所有信息的地方，比如头像和合同。

为了让这些信息更容易浏览，我推荐了一些关键的东西:

1. 将信息分成相关的块
2. 加粗重要日期和项目
3. 保持文件的简便性，必要时链接到更详细的文件
4. 考虑放一段视频
5. 分享指导方针背后的原因

在这个例子中，你可以清楚地看到事物是如何被分割、粗体、简短和甜蜜的。

3.先说说为什么

我们学到的一件事是，当你在特定的演讲人指南之前加上一些背景知识，你的演讲人会感觉更投入。

你的理由是什么?想想你的观众是谁，他们喜欢什么，不喜欢什么。他们会从一项活动中欣赏什么?什么会让他们感到沮丧或可能冒犯他们?

在我们的例子中，我们的许多“为什么”都来自于希望我们的用户真正喜欢我们的虚拟活动。这意味着不断提高质量、创造力和与会者体验。毫无疑问，我们希望在我们的空间中有最令人印象深刻、最吸引人的虚拟活动。

这里有一个关于说话人要求的例子从中小企业指导方针．

他们很好地分享了活动的背景，以及观众对内容的期望。

他们明确表示“活动参与者对演讲者和活动经验有很高的期望，因为制造活动策划是中小企业的一个关键优势。”这很清楚地解释了为什么期望如此详细。

也许您希望与会者记住您的品牌，因此您希望您的演讲者使用匹配的虚拟背景或使用特定的幻灯片模板，这两者都包含您的徽标。或者，你知道你的听众对你活动的政治引用或粗俗的语言不感兴趣。

通过传达这些指导原则背后的原因，演讲者更有可能理解你到底想要什么，并感到有必要传递预期的内容。

4.使用视频

在你的活动指导方针后面以“为什么”开头，是在你的演讲交流中包含视频的一个很好的理由。用正确的语气和面部表情从你口中说出，会让你更有共鸣。

此外，有时展示东西(比如如何正确设置Zoom或登录到你的活动平台)比一步一步地打出来更容易。在技术方面，屏幕共享视频可能会派上用场。

此外，在你最初发送给演讲者的电子邮件中放一段视频也会脱颖而出，抓住他们的注意力。更不用说，给你的演讲者一个看到和听到你的机会，会让他们觉得他们更了解你。

这是很重要的,因为当他们可以把名字和面孔背后有什么要求,他们更有可能想举起在讨价还价和不太可能错过最后期限,因为他们负责通过一个实际的人,不仅仅是一个电子邮件与一些要点。

5.设定准确的还款日期，并严格遵守

不管你说得多么具体，你可能会得到一些录音，这些录音与别人所说的不符。或者，您将有现场扬声器的网络延迟或音频有问题。

在给自己时间和你的演讲者来回和尽早设定明确的期望，你也可以为此做好准备。

为项目设置截止日期之前的方式比你认为需要的多。

我们的第一个虚拟活动是围绕covid - 19展开的，这意味着它很疯狂，时间很短。当我们进入下一个活动时，我们将内容在活动前几天提交，然而，这仍然会导致活动前的深夜上传和QA工作。

对于我们最近的活动，我们在活动前一周就制作了内容，但时间仍然不够用。对于我们的下一个活动，我们将要求提交预先录制的内容活动开始前整整三周。

给自己这段时间可以让你推迟那些没有达到你期望的录音，让人们重新提交，而不是让他们在活动前一天提交。

6.需要排练

对于现场演讲来说，除了设定清晰的技术规格，重要的是你需要排练，或者至少要求你的演讲者提前至少15分钟签名，以确保他们的设置是正确的，所有的工作都是正常的。

为现场和预先录制的演讲安排排练或签到，意味着你可以指导发言者在必要时如何改进设置、排除故障，甚至可能为他们运送设备，如环形灯或麦克风。

如果你的演讲者不是一个经验丰富的主讲人，或者是在谈论一个新的话题，这也是一个很好的时机，与他们讨论他们的内容，并确保你与他们计划要展示的内容一致。一定要和他们确认会话的长度。

彩排结束后，通过电子邮件书面确认他们承诺改变的事情，或者你认为完美的事情，你想让他们再做一次的事情，在活动当天。

7.使用者负责

不管你怎么努力，总有人不守规矩。在必要的时候，你有责任推回你最初的指导方针和期望。

这可能会让人感到害怕，但如果你不让你的演讲者负责，你就会留下太多出错的空间，你的整个活动都可能因此而受损。

如果你做让演讲者负起责任，最终，他们会感谢你让他们看起来尽可能的好!

例如，如果有人拒绝安排排练或没有出现，你需要让他们负责。

虽然他们可能认为自己不需要练习，但我建议至少给他们发一段简短的视频演练，让他们再次通过电子邮件确认，他们会遵循你的具体指导方针。你甚至可以要求他们录制一个简短的测试视频，与你分享他们的设置。另外，即使是最专业的主讲人也可能不熟悉您的软件。

如果内容是预先录制的，你的截止日期将给你时间来复习内容，并在必要时要求修改。以下是我们如何处理某个事件需要重新录制的内容的例子:

我们从这次互动中学到了一件事，尽管Connor和我在发送之前都看过了这封邮件，但我们实际上并没有具体说明什么他们需要采取不同的做法。

当要求修改时，要尽可能具体。

在这种情况下，演讲者需要重新录制会话，创建单独的视频、音频和屏幕共享文件，而不是将它们组合成一个文件。你说得越具体(在合理范围内)，别人就越有可能轻易做出必要的改变。

我们和主持人来来回回，到了我们该去的地方。在观看了其他几场比赛后，他们甚至在比赛期间伸出手来，说:“我现在为我们的两次比赛是多么糟糕而感到痛苦和遗憾。”

你的主持人想要把工作做好。他们希望在你的听众面前看起来和听起来都不错。让他们这样做是你的工作。

引导你的演讲者走向成功

好了，现在是时候创建你自己的一套演讲者指南了。当开始时，我建议从你的指导方针背后的“为什么”开始。这将帮助你以反映原因的方式写下你的期望。

然后，设定关键的截止日期，并确保这些截止日期清楚且接近文件的顶部。

然后填写剩下的内容，包括音频和视频需求、背景和幻灯片模板、语言和风格等等。

最后，记录一个简短的视频(不超过两分钟)，介绍你的方法和一些关键事项。对于任何技术性的信息，比如活动平台信息，我推荐一个单独的屏幕分享风格的视频。

现在你知道了!演讲指南的配方将帮助你的下一次虚拟活动取得巨大成功。不要让不遵守规则的人逃脱责任!