你们公司的现场活动刚刚被取消了;你应该托管一个虚拟电脑吗?

3月初，IMPACT决定这样做推迟我们的春季活动-数字销售和市场营销世界——直到11月，选择在其所在地举办为期一天的虚拟活动。

在不到一个月的时间里，数字销售与营销日（DSMD）从一个创意发展成为一个成功的3000人全天在线活动。

但在这条道路上不可避免地会有颠簸。

任何活动策划人都知道，你无法预测每一个挑战。第一次使用虚拟平台是对这一事实的完美提醒。

克里斯汀哈罗德IMPACT的主管是需求产生和斯蒂芬妮·拜奥基是我们的社区和活动总监。

他们一起带领团队完成了这一壮举，并在回顾整个经历时与我分享了他们的想法。

如果有什么事情会出错，那它一定会

凭借丰富的活动策划经验，克里斯汀和斯蒂芬妮都经历过最后时刻的危机。

克里斯汀不得不将整个会议推迟六个月，因为主办城市发生了地震。还有一次，一名抗议者冲进了星巴克首席执行官在场的舞台，不得不打电话给保安。

斯蒂芬妮有过演员生病，被困在暴风雪中，摔断了一条腿(字面上的)——甚至忘了自己的鞋子。

得到帮助:了解IMPACT虚拟活动策略服务的更多信息

然而，尽管斯蒂芬妮和克里斯汀有多年的经验，但他们都没有计划过像dsm那样规模的虚拟活动。

当然，他们有过网络研讨会、流媒体采访和持续一两个小时的在线活动的经验，但一整天的多轨数字活动对他们来说都是未知之水。

虚拟战壕中的经验教训

在活动开始前的几周里，demand gen的总监克里斯汀（Kristen）专注于推动与会者人数，但随着活动的临近，斯蒂芬妮和克里斯汀都被吸引住了纠缠于每个后勤细节．

注册链接能正常工作吗?我们需要一个专用服务器吗?直播会顺利进行吗?聊天工具有效吗?

在虚拟事件中，你只能做这么多的“演练”故障排除。虽然流式功能在你的小团队尝试时可能会运行良好，但你无法复制成千上万每天都需要它的人。

一个特别的未预料到的挑战是如何进入注册者日。

活动当天有一百多人报名，第一次会议开始后，客户的问题充斥着Stephanie的电子邮件收件箱-当时她正在和马库斯·谢里丹共同主持一场直播活动．

你不能在一个月内计划一次活动——即使他们已经计划好了

DSMD需要团队付出巨大的努力来规划和执行，而这只花了四周的时间。然而，克里斯汀提醒说，在大多数情况下，这是不现实的时间线。

我们的情况的独特之处在于，我们已经为同一日期计划了一次面对面的活动。这意味着我们已经有了一个网站一组赞助商和演讲者，以及一个主题。

改变已经计划好的活动的方向和平台比从头开始要简单得多。

如果我们必须在一个月内完成所有事情，那么按照我们预想的规模，这是不可能的。

您是否应该尝试计划一次大型虚拟活动？

克里斯汀表示，如果你是一家定期举办活动的公司，而且你有一个负责编程和技术的团队，你当然可以考虑将取消或推迟的现场活动改为虚拟活动。

如果你没有这样的团队和经验，你需要一条更长的跑道，可能还需要一些外界的帮助。

IMPACT决定举办一场数字活动，因为我们仍然希望观众在4月6日与我们联系，我们仍然希望给他们提供新的、及时的内容。

斯蒂芬妮同意。“如果很容易做好虚拟活动，”她说，“每个人都会这么做。”而许多公司和组织是正在尝试进行虚拟活动，很少有人把它们做得很好．

如果你开始策划虚拟会议，你需要克服一个不断增长的耻辱，即你的会议只是另一个美化的网络研讨会。你需要向你的用户传递价值，你需要确保你所使用的技术能够提升所有人的体验．

据斯蒂芬妮说:“我们的朋友布莱恩·范佐是我们现场和虚拟活动的发言人，他说，让我们面对现实吧——网上的人有一百万种选择，没有时间看垃圾内容。所以如果你不能保持高标准的内容，人们就会放弃。’”